☰ Menu Prawe Menu ☰
Urząd Miejski w Strzegomiu
Herb Gmina Strzegom

Czwartek 06.05.2021

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Kierownictwo Urzędu - Sekretarz


Sekretarz Gminy

Funkcję Sekretarza sprawuje Iwona Zabawa

Tel: (74) 8560 503

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

  1. Opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, Statutu Urzędu oraz uaktualnianie ich w miarę potrzeby.
  2. Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie.
  3. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami.
  4. Dbanie o podnoszenie kwalifikacji pracowników.
  5. Współpraca z Radą, odpowiedzialność za właściwe przygotowanie materiałów pod obrady sesji.
  6. W ramach powierzonych zadań przez Burmistrza sprawowanie nadzoru nad działalnością:
    1) Wydziału Organizacyjnego i pełnienie jednocześnie obowiązków bezpośredniego przełożonego w stosunku do pracowników tego wydziału,
    2) Wydziału Obsługi Interesantów,
    3) Biura Rady.
  7. Podpisywanie zaświadczeń i oświadczeń.
  8. Rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu.
  9. Pełnienie funkcji:
    1) Pełnomocnika Zintegrowanego Systemu Zarządzania do którego zadań należy koordynacja działań związanych z doskonaleniem i utrzymaniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie w oparciu o normę ISO 9001,
    2) Pełnomocnika ds. informacji niejawnych,
    3) Pełnomocnika ds. etyki.
  10. Do zadań Pełnomocnika Zintegrowanego Systemu Zarządzania należą:
    1) Utrzymanie i doskonalenie zintegrowanego systemu zarządzania (ZSZ) w Urzędzie oraz zapewnienie zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015 oraz standardami kontroli zarządczej.
    2) Zapewnienie, że wymagane procesy ZSZ są ustanowione, wdrożone i utrzymane.
    3) Przedstawianie najwyższemu kierownictwu tj: Burmistrzowi Strzegomia, Zastępcy Burmistrza i Skarbnikowi Gminy sprawozdań, raportów dotyczących funkcjonowania ZSZ oraz zaproponowanie działań dotyczących utrzymania i doskonalenia ZSZ.
    4) Planowanie przeglądów zarządzania przeprowadzanych przez najwyższe kierownictwo, w tym przygotowanie danych wejściowych i raportu z przeglądu.
    5) Przygotowanie zbiorczej analizy funkcjonowania ZSZ i jego efektywności.
    6) Zapewnienie upowszechniania w Urzędzie Miejskim w Strzegomiu świadomości dotyczącej wymagań klienta, potrzeby orientacji na klienta i jego zadowolenie.
    7) Koordynacja i nadzorowanie przeglądów dokumentacji ZSZ pod kątem ich aktualności i podejmowanie decyzji o proponowanych zmianach w dokumentacji systemowej.
    8) Zarządzanie, nadzorowanie, inicjowanie działań doskonalących i korygujących.
    9) Sprawowanie nadzoru nad auditami wewnętrznymi oraz zapewnienie dostatecznej liczby wykwalifikowanych auditorów wewnętrznych.
    10) Planowanie auditów wewnętrznych z zakresu normy ISO 9001 oraz standardów kontroli zarządczej.
    11) Sporządzanie analizy wyników auditów wewnętrznych, zewnętrznych oraz podejmowanie decyzji w sprawie wdrożenia odpowiednich działań o charakterze korygującym.
    12) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w sprawach ZSZ, w tym doskonalenie oraz utrzymanie certyfikatu zgodności z wymaganiami normy ISO 9001.
    13) Współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu i wszystkimi pracownikami Urzędu w zakresie ZSZ.
    14) Czuwanie nad zachowaniem integralności ZSZ w czasie jego planowania i zmian.
    15) Rozpowszechnianie wśród pracowników założeń Polityki zintegrowanego systemu zarządzania.
    16) Analizowanie realizacji celów jakościowych Urzędu zgodnie z przyjętym mechanizmem.
    17) Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem przez pracowników postanowień zawartych w dokumentacji ZSZ, w tym: polityki, księgi, procedur systemowych, merytorycznych, polityki szkoleniowej i postanowień z zakresu kontroli zarządczej.
    18) Inicjowanie szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania, w tym organizowanie szkoleń dla pracowników nowo zatrudnionych.
    19) Bieżąca analiza informacji dotyczących organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie, na podstawie informacji uzyskanych z komórek organizacyjnych Urzędu.
    20) Wskazywanie występujących zagrożeń w osiąganiu celów lub zadań oraz inicjowanie działań korekcyjnych i korygujących.
    21) Przedkładanie Burmistrzowi informacji na temat stanu kontroli zarządczej w Urzędzie.
  11. Z zakresu kontroli zarządczej:
    1) nadzór i koordynacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie
    2) sporządzanie zbiorczego wykazu celów/zadań wraz z szacowaniem ryzyka na dany rok,
    3) przeprowadzanie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej,
    4) sporządzanie zbiorczego sprawozdania z realizacji celów/zadań za rok poprzedni,
    5) bieżące monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej,
  12. Koordynacja i współpraca w zakresie przygotowania Urzędu Miejskiego w Strzegomiu do rozpoczęcia obowiązywania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w tym współpraca z inspektorem ochrony danych osobowych w zakresie:
    1) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie,
    2) weryfikacja przetwarzania danych osobowych pod kątem:
    a) legalności - czyli zbadanie czy dany podmiot przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem (np. na podstawie zgody osoby zainteresowanej),
    b) adekwatności - zbadanie zakresu przetwarzanych danych osobowych tzn. czy zakres przetwarzanych danych osobowych nie jest zbyt szeroki w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych,
    c) celowości - czyli badanie czy dane osobowe są przetwarzane w celu, w którym zostały zebrane,
    3) nadzór nad weryfikacją klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzul obowiązków informacyjnych.

 

Wytworzył:
Udostępnił:
Leszek Wójcik
(2008-05-05 10:25:48)
Ostatnio zmodyfikował:
Leszek Wójcik
(2019-06-25 14:07:17)
 
 
liczba odwiedzin: 5521721

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

X